Privacy Statement Visie Groep

Racktime en URD Solutions zijn onderdeel van Visie Groep

Visie Groep gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en deze worden dan ook zorgvuldig door ons
verwerkt en beveiligd. Het uitgangspunt hiervoor is de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Hieronder hebben wij op een rijtje gezet welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en hoe wij
met jouw persoonsgegevens omgaan. Daarnaast leggen wij uit hoe jij als klant, (oud)medewerker of
bezoeker van onze website je rechten tot bijvoorbeeld inzage of verwijdering van jouw persoonsgegevens
kunt uitoefenen.
Binnen de Visie Groep is het bedrijf CatchYourTalent verantwoordelijk voor de werving en selectie van
medewerkers. We verwijzen je naar dit privacy statement als je meer wilt weten als wat er met je gegevens
gebeurt als sollicitant.
In dit document zetten wij uiteen welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze verwerken en wanneer wij
deze gegevens verwijderen.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens uitsluitend voor de uitvoering van onze dienstverlening en
het handhaven van de regelgeving vanuit Belastingdienst.
Om welke persoonsgegevens gaat het?
Visie Groep verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je
deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Wij maken hierbij onderscheidt in werknemers, klanten, leveranciers
en bezoekers van de website.
Van (oud) medewerkers verzamelen wij onderstaande persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats en -land
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• ICE gegevens (In case of emergency)
• Nationaliteit
• BSN-nummer
• ID bewijs
• Werkvergunning en eventueel VOG;
• Banknaam en rekeningnummer
• Loonbelastingverklaring;
• Burgerlijke staat
• Burgerlijke staat ingangsdatum
• Contract gegevens
• Datum in dienst
• Loongegevens
• Functie
• Afdeling
• Datum uit dienst
• Pensioendatum
• Nevenwerkzaamheden
• Declaraties
• Functionerings- en prestatieverslagen (denk ook aan prestaties en rating/coaching wanneer je
bij ons een training volgt)
• Opleidingen
• Competenties
• Verzuimgegevens
• Bijzondere persoonsgegevens; Visie Groep legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast
als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen. Met ‘bijzondere
persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over levensovertuiging, achtergrond, politieke
gezindheid, gezondheid, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of
persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Waarom verzamelen wij deze gegevens?
Met betrekking tot medewerkers verzamelen en verwerken wij gegevens om een zo volledig- en
nauwkeurig mogelijke personeelsadministratie te voeren, rekening houdend met de eisen die de
belastingdienst, accountant en wetgeving stelt. Ook gebruiken wij deze gegevens voor interne
communicatie en middelen ten behoeve van de ontwikkeling van onze werknemers.
Ook van (oud) werknemers bewaren een dossier dat is opgebouwd tijdens het dienstverband. Ook na
uitdiensttreden wordt dit tot ten minste 7 jaar bewaard volgens de regels van de Belastingdienst. Dit
gebeurt onder toestemming van de werknemer en kan na deze wettelijke termijn worden verwijderd
indien gewenst. Wij gebruiken deze gegevens ook voor het onderhouden van het netwerk; verzenden van
nieuwsbrieven, communicatie met betrekking tot evenementen.

Bezoekers website
Als je onze website bezoekt worden er ook gegevens verzameld. Dit gebeurt anoniem. Visie Groep kan op
basis van deze gegevens het surfgedrag op de website analyseren. Dit doen wij om onze website
gebruiksvriendelijk te maken voor onze gebruikers willen.
Evenals veel andere websites verzamelt deze website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare
informatie over de gebruikers van de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer
van de website en systeembeheerder en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Visie Groep
maakt gebruik van cookies en web statistieken. Dit om te kijken hoe bezoekers onze websites gebruiken.
Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op je computer wordt
opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Volgens de regels van de Belastingdienst moeten wij verplicht een aantal gegevens uit het
personeelsbestand bewaren. Dit mag tot 7 jaar na uitdiensttreding. Het gaat hier om:
• Loonbelastingverklaring
• Een kopie van het identiteitsbewijs

Voor de overige gegevens in het personeelsdossier staat geen wettelijke termijn maar wordt gekeken naar
wat redelijk is. Hiervoor hanteert Visie Groep een termijn van 5 jaar na uitdiensttreding.
In het geval het sollicitatiegegevens en gegevens voor onderhouden van onze Talentpoule vragen wij altijd
toestemming voor het bewaren van de gegevens indien dit relevant is voor carrièremogelijkheden op
termijn. Denk aan bemiddelingsgegevens als; cv, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.. Indien er
toestemming wordt verleend is de bewaartermijn één jaar, waarna indien nog relevant opnieuw
toestemming wordt gevraagd. Wanneer er geen toestemming wordt verleend vanuit de sollicitant of
kandidaat is de bewaartermijn van de gegevens vier weken.
Na het verlopen van de bewaartermijn of wanneer de gegevens niet meer noodzakelijk zijn, ziet zien wij
toe op een zorgvuldige vernietiging van de papieren en digitale gegevens.

Het delen van persoonsgegevens
Soms is het noodzakelijk om jouw persoonsgegevens te delen met derden. Bijvoorbeeld om te voldoen aan
ARBO-wetgeving of ten behoeve van pensioenopbouw. Visie Groep heeft de nodige maatregelen genomen
om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Persoonsgegevens van zakelijke relaties
Ook binnen zakelijke relaties verzamelen en bewerken wij gegevens van personen en bedrijven. Denk aan
contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere
instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden.
Visie Groep verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen
waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over
de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een
opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:
• Namen
• Bedrijfsgegevens
• Contactgegevens
• Functies van contactpersonen

Wijzigen, verwijderen of opvragen van je gegevens
Je kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens wijzigen zoals het doorvoeren van aanpassingen
in je cv of je persoonlijke gegevens. Ook wanneer je inzage wilt in de totale persoonsgegevensverwerking
en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen dan kun je contact opnemen met Visie Groep via
privacy@racktime.eu / privacy@urdsolutions.nl.

Beveiliging
Visie Groep doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig
gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische
maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen de juiste gemachtigden hebben toegang tot de gegevens.

Visie Groep kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen
aanbrengen in het Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is te allen tijde in te zien op
onze website.

Deze privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 1 juni 2018